Handleiding
Due Diligence integreren
Due diligence moet duurzaam verankerd worden in verschillende dimensies van uw bedrijfsvoering. In dit hoofdstuk focussen we op interne capaciteit en expertise, en op het aankoopbeleid.
Na dit hoofdstuk:
- Begrijpt u hoe u interne capaciteit kan opbouwen rond due diligence;
- Heeft u zicht op de mogelijkheden om due diligence te verankeren in uw aankooppraktijk;
- Heeft u een risicoanalyse uitgevoerd van een aantal leveranciers.
Interne capaciteitsversterking
Risico’s op het vlak van mensenrechten en milieu in complexe globale ketens zijn voor de meeste KMO’s onbekend terrein. Als KMO beschikt u ook zelden over middelen om externe expertise in te huren. Daarom is het belangrijk om een minimum aan interne capaciteit op te bouwen.
- Ten eerste is het belangrijk om zicht te krijgen op bestaande praktijken en expertise binnen uw bedrijf, die een rol kunnen spelen bij due diligence. Beschikt u bijvoorbeeld al over bepaalde milieumanagementsystemen? Hanteert u praktijken op het vlak van veiligheid en gezondheid op het werk die relevant kunnen zijn voor leveranciers? Beschikt u al over procedures om leveranciers te screenen (bv. inzake kwaliteit)?
- Ten tweede dient u intern verantwoordelijkheid toe te wijzen. U kan de verantwoordelijkheid voor due diligence bij één iemand leggen, maar (afhankelijk van de omvang van uw bedrijf) u kan er ook voor opteren om een kleine werkgroep op te richten waarin verschillende departementen vertegenwoordigd zijn (bv. aankoop, duurzaamheid, en HR).
- Ten derde dient u ervoor te zorgen dat de verantwoordelijken over een minimum aan expertise beschikken. Dit is met name belangrijk voor aankopers, die het eerste aanspreekpunt vormen voor leveranciers, maar zelden opgeleid zijn om aan de slag te gaan met risico’s op het vlak van mensenrechten of milieu. Deze handleiding is een eerste stap in de goede richting, maar mogelijk is bijkomende training noodzakelijk.
Due diligence integreren in de aankooppraktijk
Een gedragscode voor leveranciers (Supplier Code of Conduct)
Internationale richtlijnen en due diligence wetgeving benadrukken het belang van een gedragscode voor leveranciers. Zoals eerder besproken is deze vereiste voor KMO’s minder dwingend. Toch kan het ook voor KMO’s nuttig zijn om over een supplier code te beschikken. Ze heeft namelijk een belangrijke sensibiliserende waarde, helpt u om uw verwachtingen te communiceren naar leveranciers, en om te voldoen aan de eisen van de markt. Een gedragscode zonder meer biedt echter geen enkele garantie. Ze dient ten allen tijde gecombineerd te worden met concrete maatregelen om de naleving van de gedragscode te monitoren, en met om risico’s te voorkomen of te beperken samen met uw leveranciers.
Net zoals het geval is voor een engagementsverklaring, beschikken KMO’s over een zekere flexibiliteit bij het uitwerken van een gedragscode. Meer dan het geval is dan bij engagementsverklaringen, tekent zich echter een internationale standaardpraktijk af, en dient een gedragscode een aantal essentiële bouwstenen te bevatten.
| Bouwstenen | Inhoud | Tips |
|---|---|---|
|
Engagement | Waarom vindt u het belangrijk dat uw leveranciers aandacht besteden aan risico’s op het vlak van mens en milieu? | Hiervoor kan u zich baseren op uw eigen engagementsverklaring. |
| Toepassingsgebied | Moeten leveranciers zich louter houden aan uw code of conduct, of verwacht u dat ze ook hun leveranciers hieraan houden? | Steeds vaker wordt geopteerd voor de tweede optie. Dit ‘cascaderen’ van verplichtingen staat ook centraal in het voorstel van de Europese Commissie. |
| Standaarden | Aan welke criteria op het vlak van milieu en mensenrechten moeten leveranciers zich precies houden? | Om invulling te geven aan deze criteria kan gebruik gemaakt worden van zogenaamde ‘model codes’. |
| Monitoring | (Hoe) Zal de naleving van de code of conduct gegarandeerd worden? | Grote bedrijven laten regelmatig audits uitvoeren bij leveranciers. Een alternatief is om te eisen dat leveranciers zélf het nodige bewijs aanleveren dat ze voldoen aan de gedragscode. |
| Non-compliance | Wat gebeurt er indien een leverancier in gebreken blijft? | Samen werken aan verbeteringen is altijd te verkiezen boven het beëindigen van een leveranciersrelatie. |
Risicoscreening van leveranciers
Om gerichter acties te kunnen ondernemen om risico’s in uw toeleveringsketens te beperken, is het nuttig om een inschatting te maken van het risicoprofiel van leveranciers. Grote bedrijven doen hiervoor steeds vaker beroep op gespecialiseerde bedrijven, die supplier ratings allerhande aanbieden. Hoewel deze systemen ondersteuning kunnen biçeden bij het inschatten van de 'sustainability credentials' van leveranciers, zijn ze niet zaligmakend. Bovendien gaan ze ook gepaard met aanzienlijke kosten, wat zeker voor KMO's een probleem kan vormen.
In deze handleiding stellen we een aanpak voor die bedrijven in staat stelt om zélf een rudimentaire risicoanalyse uit te voeren van (een deel van) hun leveranciers. Het is cruciaal om te benadrukken dat de resultaten van deze analyse niet mogen dienen om leveranciers te bestraffen of uit te sluiten, maar wel als vertrekpunt om samen met leveranciers stappen te nemen om risico's voor mens en/of milieu te gaan beperken.
Elementaire screening (MUST-HAVE)
Op de sheet 'leveranciersanalyse' van uw excel-bestand vind u instructies om een risicoanalyse uit te voeren op (een deel van) uw leveranciers. U dient ten minste een analyse uit te voeren op de voornaamste leveranciers in uw pilootketen.
Bevraging van leveranciers (NICE-TO-HAVE)
Idealiter wordt uw risicoanalyse versterkt door een leveranciersbevraging. Hoewel deze vaak de vorm aanneemt van een zelfevaluatie, kan een bevraging ook in real-life plaatsvinden, bijvoorbeeld tijdens een leveranciersbezoek of via een online meeting. Een bevraging heeft een sterke signaalfunctie, en moedigt leveranciers aan om na te denken over risico's. Typisch ligt de focus bij een bevraging op het formeel beleid en de formele processen van leveranciers. Hoewel dit begrijpelijk is, is zo'n focus niet altijd gepast in het geval van kleinere leveranciers, en dient er ook oog te zijn voor hoe leveranciers in de praktijk met risico's aan de slag gaan. Op de sheet 'tools' van uw excel-document kan u een aantal templates vinden van vragenlijsten. De zelfevaluatie die gekoppeld is aan deze toolbox kan ook als een bron van inspiratie dienen.
Verantwoord aankopen
In eerdere hoofdstukken ('Basis' en 'Risico's identificeren') werd reeds besproken hoe uw aankooppraktijken risico's kunnen creëren doorheen uw toeleveringsketens, bijvoorbeeld doordat u onrealistische eisen stelt aan leveranciers. Om te begrijpen of dit inderdaad het geval is, is een dialoog met leveranciers cruciaal. Toch kunnen een aantal meer algemene richtlijnen geformuleerd worden inzake verantwoord aankopen, die u in staat stellen om proactief risico's te beperken.
- Behandel leveranciers als gelijke partners. Dit betekent dat je streeft naar win-win-oplossingen, maar dat je ook een gedeelde verantwoordelijkheid hebt om risico’s aan te pakken.
- Tracht om onrealistische en inconsistente eisen te vermijden. Je kan niet enerzijds de prijsdruk systematisch opvoeren, en anderzijds verwachten dat leveranciers investeren in milieumanagementsystemen of hogere lonen voor werknemers.
- Tracht om samen met uw leveranciers de productie in te plannen en op te volgen, om onnodige druk op leveranciers en hun werknemers te vermijden, maar ook om onaangename verrassingen voor uzelf te voorkomen.
- Zorg dat collega’s die verantwoordelijk zijn voor aankoopbeslissingen het belang van verantwoord aankopen begrijpen en onderschrijven.
- Tracht om perverse incentives voor aankopers te vermijden, bijvoorbeeld in de vorm van bonussystemen die aankopers belonen omdat ze betere voorwaarden onderhandelen met leveranciers.
- Zorg voor eerlijke en transparante betalingsvoorwaarden. Zorg dat betalingen gebeuren volgens de afgesproken termijnen.
- Zorg voor eerlijke prijzen, die duurzame productie kunnen ondersteunen.
Naar het volgende hoofdstuk
Markeer het huidige hoofdstuk om naar een volgend hoofdstuk te gaan.