Monitoring

Wat dient gemonitord te worden?

Wat u monitort hangt uiteraard af van het soort van acties die u onderneemt. Indien uw acties gericht zijn op het integreren van due diligence in uw bedrijfsvoering, zullen andere zaken gemonitord moeten worden dan wanneer u acties onderneemt om risico's te beperken op het vlak van, bijvoorbeeld, de veiligheid en gezondheid van werknemers bij leveranciers. Internationale richtlijnen benadrukken dat monitoring (1) gebruik dient te maken van kwantitatieve én kwalitatieve indicatoren; en (2) dient voort te bouwen op de feedback van interne én externe stakeholders. In dit hoofdstuk gaan we kort in op deze twee vereisten.

Wat is het nut van indicatoren?

Indicatoren kunnen u helpen om doelstellingen te definiëren, en om de impact van uw acties op te volgen. Er bestaan verschillende soorten indicatoren. Een eerste onderscheid is dat tussen kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren. Kwantitatieve indicatoren verwijzen veelal naar een hoeveelheid of percentage, terwijl kwalitatieve indicatoren veelal de vorm aan van een narratieve, tekstuele beschrijving. Een tweede onderscheid is dat tussen indicatoren die gericht zijn op het meten van impact op het terrein, en indicatoren die gericht zijn op het meten van de vooruitgang in processen, zoals een leveranciersdialoog of een risicoanalyse. Grotere bedrijven komen onder steeds grotere druk om hun duurzaamheidsinspanningen te monitoren en aan te tonen via zogenaamde key performance indicators of KPI’s. Ook als KMO kunnen er echter goede redenen zijn om met indicatoren aan de slag te gaan, niet in het minst omdat klanten of investeerders erom vragen. 

Hoewel indicatoren een plaats kunnen hebben in een monitoring-aanpak, is het belangrijk om indicatoren kritisch te benaderen. Dit is zeker het geval wanneer het gaat over complexe sociale uitdagingen als gedwongen arbeid of vakbondsvrijheid. Onvermijdelijk zijn indicatoren een simplificatie van de sociale realiteit, omdat ze de focus eenzijdig leggen op eenvoudig meetbare zaken zoals het aantal vastgestelde ongevallen, of het aantal ontvangen klachten. Indien je gebruik maakt van indicatoren is het belangrijk om (1) ze goed af te stemmen op de acties die je neemt (en met name of deze impactgericht dan wel procesgericht zijn); en (2) een gezonde balans te bewaren tussen kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren.

In uw excel-bestand kan u een aantal voorbeelden terugvinden van indicatoren (sheet 'Indicatoren'), en verwijzingen naar een aantal bijkomende bronnen die u kunnen helpen bij het identificeren van relevante indicatoren (sheet 'Tools').

Hoe verzamel je feedback van andere stakeholders?

Eerder dan eenzijdig te focussen op het ‘meten’ van impact, is het minstens even belangrijk om feedback te verzamelen op je aanpak van verschillende stakeholders. Feedback verzamelen kan via een meer informele dialoog met andere bedrijven, klanten, leveranciers, maatschappelijke organisaties, … maar kan ook via een meer systematische aanpak. Denk aan de deelname aan publieke events, een formele multi-stakeholderdialoog met verschillende maatschappelijke organisaties, of de oprichting van een klankbordgroep die op jaarlijkse basis reflecteert over jouw aanpak. Daarnaast bieden ook sectorinitiatieven en MSIs unieke kansen om feedback te verzamelen op je eigen aanpak.

Hoe kan impact op het terrein gemonitord worden?

Uiteindelijk staat of valt het succes van due diligence met de mate waarin risico’s voorkomen of beperkt kunnen worden. Het monitoren van risico’s op het terrein echter niet eenvoudig omwille van attributieproblemen (de acties die u neemt staan steeds in interactie met andere processen), maar ook omwille van praktische en logistieke problemen. In zoverre toegang tot het terrein überhaupt mogelijk is, is het voor vele KMO’s vaak niet haalbaar om systematische monitoringsystemen op te zetten. Toch is het ook als KMO belangrijk om ten minste vertrouwd te zijn met-, maar waar mogelijk ook aansluiting te zoeken bij, bestaande monitoringsystemen.

Audits

Audits zijn dé international standaardpraktijk om te verifiëren of leveranciers of productieprocessen voldoen aan bepaalde standaarden. Indien ze op een kwaliteitsvolle en onafhankelijke wijze worden uitgevoerd, kunnen ze helpen om risico’s bij leveranciers te monitoren en bespreekbaar te maken. Hoewel je als bedrijf zelf een audit kan uitvoeren, worden vaak gespecialiseerde auditors ingeschakeld. Waar via een audit een overtreding wordt vastgesteld, dient er uiteraard actie ondernomen worden. Hierbij dient samenwerking met de leverancier ten allen tijde te primeren op bestraffing.

Er is toenemende kritiek op (met name sociale) audits. Ze zouden er onvoldoende in slagen om een accuraat beeld te schetsen van de realiteit op het terrein, laat staan om de situatie van werknemers effectief te verbeteren. Auditbedrijven trachten om met deze kritiek aan de slag gaan, onder meer door de betrokkenheid van lokale stakeholders te vergroten, en door te werken aan een betere kwaliteitscontrole. Toch blijven heel wat structurele tekortkomingen bestaan. 

Ondanks deze tekortkomingen, en de reële administratieve en financiële kosten die gepaard gaan met audits, komen steeds meer KMO’s onder druk van (vaak grotere) klanten om toch audits te laten uitvoeren. Om aan deze vraag te voldoen, kan het opnieuw nuttig zijn om te kijken in de richting van sectorinitiatieven en multistakeholderinitiatieven, welke steeds vaker voorzien in gezamenlijke gedragscodes, auditprotocollen, en platformen voor het delen van auditresultaten. 

Werknemersgerichte monitoring

In een vorig hoofdstuk hadden we het reeds kort over ‘werknemersgerichte due diligence’. Hoewel bij werknemersgerichte due diligence nog vaak gewerkt wordt met audits, zijn er wezenlijke verschillen met traditionele auditsystemen. Ten eerste staat de participatie van werknemers in het auditproces centraal. Ten tweede wordt grote zorg besteedt aan de confidentialiteit van data en de veiligheid van werknemers (bv. door interviews te organiseren op ‘veilige locaties’). Ten derde is er meer aandacht voor de opleiding van auditors, en moeten ze de lokale taal meester zijn. Ten vierde moet de kostprijs van audits gedragen worden door het bedrijf die de audit bestelt, of moet deze een onderwerp zijn in de contractonderhandelingen.

Digitale monitoringtechnieken

De laatste jaren zien we steeds meer initiatieven ontstaan waarbij digitale technologieën worden ingezet om de transparantie van toeleveringsketens te vergroten, en om gegevens over leveranciers te beheren, analyseren, en delen. Zeker blockchain wordt vaak voorgesteld als het ontbrekende puzzelstukje om complexe toeleveringsketens inzichtelijk te maken, omdat het (althans in theorie) mogelijk wordt om producten, en de verschillende actoren betrokken in het productieproces, in real-time te monitoren. 

De markt voor digitale monitoring is in constante ontwikkeling. Hoewel het potentieel duidelijk is, blijft de toepassing van vele van deze oplossingen een work in progress. Bovendien dienen ook hier kritische vragen gesteld te worden over de mate waarin dit soort van oplossingen toegankelijk is voor KMO’s. Daarnaast zal het ook hier belangrijk zijn om de nodige aandacht te besteden aan de betrokkenheid van de rechthebbenden. De meest interessante en meest innovatieve mechanismen combineren werknemersgerichte monitoring met toegankelijke digitale toepassingen.